Firmenkreditkarte: Ideal für Ihre Geschäftsausgaben

Weltweit versorgen Unternehmen ihre Mitarbeiter mit Kreditkarten. Die Ausgabe von Bargeld und nachträgliche Abrechnungen von Bargeldauslagen bringen einen enormen Verwaltungsaufwand mit sich. Die gute alte Portokasse ist längst überholt und nicht mehr zeitgemäß. Mit Firmenkreditkarten können Spesen besser kontrolliert, Zahlungsprozesse optimiert und Ausgaben limitiert werden. Zusätzliche Softwareprogramme der Emittenten ermöglichen aufbereitete Reportings.

Von Firmenkreditkarten profitieren aber auch Mitarbeiter. Statt nach Geschäftsreisen ellenlange Formulare auszufüllen und ihnen Belege anzutackern, erhält die Buchhaltung eine genaue Spesenübersicht über die Kreditkartenabrechnung. Firmenkreditkarten gibt es mit unterschiedlichsten Leistungen und Limits. Von der simplen Corporate Card für den Einkäufer bis zur High-End-Karte für die Geschäftsführung. Vom limitierten Budget bis zum Concierge-Service und inkludiertem "Priority Pass" für alle klimatisierten Flughafenlounges in über 130 Ländern weltweit.

Für Selbstständige und Freiberufler vereinfacht eine Business Card die Buchhaltung, denn dank ihrer Nutzung sind berufliche und private Ausgaben übersichtlich voneinander getrennt.

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Wer beantragt die Karte? Was steht drauf?

Selbstständige und Freiberufler beantragen die Firmenkreditkarte natürlich selbst, bei Angestellten erledigt das der Arbeitgeber. Auf der Business-Kreditkarte eines Unternehmens sind in der Regel die Namen von Unternehmen und Mitarbeiter vermerkt.

Individuelles Limit für jeden Mitarbeiter

Prinzipiell gilt, dass Firmenkreditkarten nur geschäftlich eingesetzt werden dürfen. Die Transaktionen sind, unabhängig vom Kartennutzer, direkt dem Firmenkonto zu belasten. Zudem können für Firmenkreditkarten Limits eingeräumt werden.

Ein Abrechnungsumweg über das private Girokonto des Mitarbeiters ist seit 2015 gemäß einer EU-Verordnung nicht mehr zulässig. Einige Anbieter wie AirPlus von Lufthansa bieten aus diesem Grund sogenannte Travel Expense Cards an, welche über ein Privatkonto weiterhin abgerechnet werden dürfen.

Was kostet eine Firmenkreditkarte?

Da die Ausgabe von Firmenkreditkarten bei den Banken liegt und so auch die Preisgestaltung, sind die Gebühren unterschiedlich. Die Jahresgebühren reichen von kostenlos bis hin zu mehreren tausend Euro pro Jahr. Je nachdem, wie viele Karten in Benutzung sind und wie umfangreich das dazu gebuchte Leistungspaket ist. Allerdings zählt die Jahresgebühr als Betriebsausgabe und kann als solche steuerlich geltend gemacht werden.

• Sparkassen bieten Unternehmenskreditkarten ab 25 Euro pro Jahr an.
• Die DKB bietet ihre DKB-VISA-Business-Card kostenlos zum Girokonto an – inklusive Girokarte und Zusatzkarten.
• Die Hypovereinsbank hat bis zu acht Varianten im Angebot – von der günstigen "Corporate Card" mit Firmenlogo ab 20 Euro bis hin zur "HVB Visa Infinite Card", einer Luxuskarte für Geschäftsführung oder Vorstände, für 600 Euro pro Jahr.
• Die Commerzbank gibt die "Business Card Classic" ab 34,90 Euro pro Jahr aus.

Firmenkunden brauchen individuelle Lösungen für ihre Abrechnungs-, Konten- und Kartenmodelle. Je nach Quantität der angefragten Firmenkreditkarten sind die Gebühren für die Karte weniger relevant, als der Abrechnungsapparat dahinter. Unternehmer, die Firmenkreditkarten für ihre Mitarbeiter anfragen, sollten individuell verhandeln.

Der Vergleich von Preis und Leistung lohnt sich immer. Holen Sie daher Angebote von verschiedenen Kreditinstituten ein und prüfen Sie diese auf Vor- und Nachteile. Übrigens: Solvente Geschäftskunden können attraktive Sonderkonditionen für ihr Unternehmen heraushandeln.

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Maßgeschneiderte Karten fürs Geschäftsleben

Firmenkreditkarten gibt es für Personen- und Kapitalgesellschaften. Je nach Unternehmensgröße und Einsatzbereich wählen Firmen die Kreditkartenart. Ist die Karte für einen Mitarbeiter, der viel auf Geschäftsreisen im Ausland ist, dann sollte es eine Charge-Kreditkarte sein. Ist die Karte für einen Selbstständigen, der sie hauptsächlich vor Ort für Ausgaben wie Bürobedarf benötigt, kann eine Debitkarte Sinn machen. Oder handelt es sich um einen Konzern, der Firmenkreditkarten für mehrere hundert Mitarbeiter benötigt? Dann dürfte eine Corporate Card in Frage kommen.

Die Kreditkarten-Anbieter Visa und Mastercard arbeiten mit Partnerbanken (Emittenten) zusammen. Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter Business-Kreditkarten möchten, wenden Sie sich an Ihr Kreditinstitut. American Express und Diners Club geben die Karten dagegen selbst aus.

Business Card-Extras

Kreditkarten für Unternehmen bieten viele Vorteile. Kein Wunder, denn mit diesen Karten wird in der Regel viel Geld umgesetzt. Die Emittenten verdienen gut daran und können so Unternehmen als Kunden an sich binden oder gewinnen. Vorteile sind unter anderem:

• verlängerte Zahlungsziele,
• übersichtliche, detaillierte Reportings für die Buchhaltung,
• bestimmte Ausgabenlimits für das Unternehmen,
• Reduzierung von Bargeld-Vorschüssen für Mitarbeiter durch Kartenverfügbarkeit,
• Reiseversicherungen und Einkaufsversicherungen,
• Vorteile bei Mietwagen,
• Bonusprogramme,
• Concierge-Service bei der Organisation von Dolmetschern oder Konferenzräumen,
• Jahresaufstellung am Ende des Steuerjahrs.

Jedoch aufgepasst: So manches Extra schlägt sich in der Jahresgebühr nieder. Dennoch lohnt sich der eine oder andere Mehrwert beziehungsweise Luxus. So können Kunden von American Express als Mitglied des Membership Rewards-Programms ihre gesammelten Bonuspunkte auch privat nutzen. Dabei übernimmt American Express in Deutschland die Pauschalversteuerung, damit beim Einlösen von Prämien keinerlei steuerliche Belastungen entstehen.

Firmenkreditkarte weg – was tun?

Genau wie bei der privaten Kreditkarte gilt hier: Umgehend über den telefonischen Sperrnotruf die Karte sperren lassen – mit  49 116 116 oder alternativ von einem ausländischen Telefonnetz mit 49 (0) 30 4050 4050. Zudem sollte auch der Arbeitgeber zeitnah vom Verlust unterrichtet werden.

Befürchten Sie einen Missbrauch der Karte, sollten Sie sofort die Polizei verständigen. Von der Arbeitgeberseite gibt es bei Firmenkreditkarten Möglichkeiten, einen Missbrauch von vornherein einzuschränken. Das Unternehmen kann:

• Limits für jede Firmenkreditkarte festlegen und so mögliche Schäden eingrenzen.
• Spezielle Managementsysteme einsetzen, die einem autorisierten Personenkreis anzeigen, wann, wo und mit welcher Summe eine Firmenkreditkarte belastet wird. Bei Verdacht auf Kartenmissbrauch kann die Karte sofort gesperrt werden.

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Verhaltensregeln für Karteninhaber

Viele Arbeitgeber haben in Zusatzverträgen diverse Vorgaben für den verantwortungsvollen Umgang solcher Unternehmens-Kreditkarten aufgesetzt. Grundsätzlich gilt:

• Minibar, Pay-TV, Wellness, etc.: Diese Angebote vom Hotel gehen nicht aufs Firmenkonto. Es sollte eine Selbstverständlichkeit sein, diese netten Extras nicht mit der Firmenkreditkarte zu zahlen, sondern aus dem privaten Geldbeutel.
  
  
• Bargeldabhebungen: Eigentlich ist es nicht Sinn der Sache Bargeld abzuheben und mit Quittungen die bar bezahlten Positionen zu belegen und abzurechnen. Sinn der Kreditkarte ist der volle Karteneinsatz. Ausnahmen: Die Bezahlung ist nicht anders als bar möglich (zum Beispiel bei manchen Auslandseinsätzen).
  
  
• Privatausgaben: Absolutes Tabu! Und nur dann, wenn mit zum Beispiel einer sogenannten Travel Expense Card über das Privatkonto abgerechnet wird.
  
  
• Upgrades: Wer mehr Luxus möchte, kommt dafür selbst auf, nicht das Unternehmen. 
  
  
• Essen gehen mit Kollegen: Der kollegiale Lunch wird nur dann mit Kreditkarte bezahlt, wenn Geschäftsleitung das ausdrücklich gestattet.
  
  
• Trinkgelder: Bei Unsicherheit einfach die Rechnung mit der Firmenkarte bezahlen und das Trinkgeld bar aus der eigenen Tasche drauflegen.

Wichtige Fragen und Antworten